Jak pamiętać o wszystkich urodzinach – kalendarz Google w praktyce

Zdarza Ci się zapomnieć o urodzinach przyjaciół czy członków rodziny?

Mi niestety też się zdarzyło, ale nigdy więcej! W tym wpisie o sposobie na zapisanie sobie wszystkich urodzin, tak aby otrzymywać maila / powiadomienie w smartfonie na ten temat. Jednocześnie zaprezentuję jak korzystać z kalendarza Google. Moim zdaniem jest to świetna aplikacja do planowania wszystkich spotkań, wizyt u lekarza itd. Moim zdaniem pomaga zwiększyć „produktywność” tj. zrobić więcej w tym samym czasie.

Kalendarz Google w akcji

Zakładam, że masz maila @gmail.com w takim wypadku masz też Kalendarz Google. Są dwie drogi do użytkowania kalendarza. Pierwszą jest strona www: https://calendar.google.com/calendar drugą jest aplikacja mobilna na Twojego smartfona. Oczywiście jeśli dodasz jakieś wydarzenie w kalendarzu poprzez stronę www to po chwili pojawi się ono w Twoim telefonie, analogicznie w drugą stronę. Dzieje się tak dzięki temu, że tu i tu jesteś zalogowany tym samym adresem e-mail.

Osobiście używam obydwu sposobów – gdy akurat „siedzę” na komputerze to dodaję poprzez stronę www, jeśli jestem poza domem i umawiam spotkanie, to wrzucam je w kalendarz przez aplikację mobilną.

Użytkowanie Kalendarza Google

Przejdźmy do tego jak korzystać z kalendarza Google. Będę pokazywał to równocześnie na screenach zarówno dla obsługi strony internetowej (z komputera), jak i obsługi aplikacji mobilnej (ze smartfona). Sekcja podzielona jest na kilka etapów:

• Pierwsze włączenie aplikacji
• Jak dodać wydarzenie?
• Jak dobrać ustawienia?
• Wygląd kalendarza
• W jaki sposób kalendarz Google poinformuje o zbliżającym się wydarzeniu?

Wolisz Video? Proszę bardzo:

 

Pierwsze wejście

 

Jeśli do tej pory nie używałeś/aś kalendarza Google, to jest on … pusty 😉 Wchodząc z komputera stacjonarnego na stronę https://calendar.google.com/calendar ukaże Ci się taki widok:

 

Wchodząc w aplikację mobilną zobaczysz taki widok:

 

 

Aplikacja mobilna Google Kalendarz ma następującą ikonę (liczba na grafice w Twoim telefonie będzie zależeć od dnia miesiąca):

Jeśli jeszcze nie masz tej aplikacji, to pobierzesz ją za darmo zarówno na Androidzie jak i iOS-ie:

 

Dodanie wydarzenia (np. urodzin)

Aby dodać coś do kalendarza wystarczy (w przypadku komputera) kliknąć dwa razy w dowolnym miejscu – tj. tam dodasz wydarzenie. Przykładowo klikając na 19 stycznia 13:30 ukaże Ci się takie okno:

 

Analogicznie na telefonie – po dwukrotnym dotknięciu w dowolnym miejscu również okaże Ci się okno dodawania wydarzenia do kalendarza:

 

 

Ustawienia urodzin / wydarzenia

Jest kilka rzeczy które trzeba i kilka rzeczy które możesz ustawić dodając wydarzenie, tj.

• Dokładny czas – oznacza kiedy wydarzenie ma miejsce. W przypadku urodzin proponuję dowolną godzinę po południu.
  
• Powtarzanie – czy chcesz aby kalendarz automatycznie dodał wydarzenia co określony czas, tak abyś nie musiał/a dodawać wielu wydarzeń? W przypadku urodzin warto aby przypomnienia były co rok.
• Lokalizacja – dodatkowa możliwość, osobiście bardzo rzadko korzystam z tej funkcji
• Powiadomienia (mailowe jak i na telefonie) – kalendarz powinien powiadomić Cię o wydarzeniu. Oprócz samej daty i godziny powiadomienia warto mieć dodatkowe „ponaglenia” tak aby na pewno nie zapomnieć. W przypadku urodzin nie jest to tak ważne, ale np. w przypadku wizyty u lekarza warto pamiętać o tym na kilka godzin przed, aby na pewno nie zapomnieć dojechać 😉
• Dodatkowy opis – dodatkowa możliwość dodania opisu o wydarzeniu, osobiście bardzo rzadko korzystam z tej funkcji

Przykład wypełnionego wydarzenia ustawionego z komputera stacjonarnego / laptopa:

Jak widzisz powyżej ustawiłem urodziny Zdziśka, dlatego ustawiłem godzinę na popołudnie (13:30), a ponadto ustawiłem powtarzanie na co roku w dniu 19 stycznia. W przypadku urodzin wystarczą mi standardowe – na 30 min przed samym terminem dostanę maila jak i powiadomienie na swoim smartfonie.

 

Na telefonie sytuacja jest analogiczna. Na poniższym screenie dodaję wpis do kalendarza – „Wizyta u dentysty”

Jak widzisz ustawiłem to inaczej niż urodziny. Przede wszystkim ustawiłem brak powtarzania się wydarzenia. Ponadto dodałem znacznie więcej powiadomień – to jest już dzień wcześniej otrzymam zarówno maila jak i powiadomienie na telefonie. Dodatkowo na dwie godziny przed wydarzeniem otrzymam powiadomienie na telefonie.

Mógłbym dodatkowo ustawić dodatkowe wydarzenie w stylu „Czas umówić się do dentysty” aby przypominało o tym co roku.

Wygląd kalendarza

Po ustawieniu wydarzeń, urodzin znajomych czy innych spraw Twój kalendarz będzie wypełniał pola czasu/daty w których ustawiłeś zaplanowane wydarzenia. Przykładowo po dodaniu powyższych dwóch wydarzeń (tj. urodziny i wizyta u dentysty) kalendarz będzie wyglądał następująco:

W aplikacji mobilnej Google Kalendarz będzie to wyglądało następująco:

 

Co się stanie gdy termin wydarzenia lub urodzin będzie się zbliżał?

Najważniejsze co się wydarzy to otrzymasz maila / powiadomienie zgodnie z ustawieniami. Przykładowo ustawiłem wizytę u dentysty na 18 stycznia 2019r. w godzinach 12:00 – 13:00. Zgodnie ze screenami powyżej ustawiłem powiadomienia jako:

• e-mail dzień wcześniej
• powiadomienie na telefonie dzień wcześniej, 2h wcześniej i 30 min wcześniej

W związku z tym 17 stycznia 2019r. o 12:00 dostałem maila jak i powiadomienie na telefon. Mail wygląda następująco:

 

„Powiadomienie” na smartfonie wygląda w ten sposób:

 

Dzięki temu będę pamiętał z wyprzedzeniem, aby odpowiednio zaplanować kolejny dzień i „wyrobić” się na wizytę. Zgodnie z ustawieniem dwa powyższe dostanę na 24h przed wydarzeniem. Oprócz tego dostanę jeszcze dwa powiadomienia – jedno na 2h przed wizytą i drugie na 30 min przed planowanym terminem.

Podsumowanie

Jak widzisz kalendarz ma dużo szersze możliwości niż przypominanie o urodzinach znajomych. Natomiast myślę, że od tego można zacząć, aby urodziny wszystkich osób, którym chcesz złożyć życzenia znalazły się w tym miejscu. Przy okazji – składanie życzeń urodzinowych jest polecane przez Dale Carnegie w jego bestsellerze Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzi.

Zwiększanie „produktywności”

Czemu produktywność piszę w cudzym słowniu? Ze względu na to, że tym terminem łatwo jest określić maszyny, które są w stanie np. wyprodukować 100 kg chrupek / h. Ulepszona wersja może być w stanie wyprodukować 120kg/h. W przypadku pracy ludzkiej nie jest to tak proste do skwantyfikowania. Mimo to uważam, że aplikacja ta może pomóc. Jest to zgodne z jedną z podstawowych zasad książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności w której autor proponuje zapisywanie wszystkich zadań które mamy do zrobienia w miejscu do którego na pewno zajrzymy. Ideą jest tu fakt, że dopóki nie zapiszemy zadania mózg będzie o tym pamiętał. Samo pamiętanie nie jest problemem. Jest nim to, że mózg będzie przypominał o zaplanowanych zadanich nie pozwalając skupić się na bieżącej aktywności. Szczególnie gdy masz kilkanaście zadań do zrobienia, jeśli tego nie zapiszesz to nie tylko ryzykujesz, że o którymś zapomnisz. Bardzo łatwo wtedy wpaść (nawet podświadomie) w pułapkę samo zapętlania się typu „o kurcze tyle mam do zrobienia, jak ja to zrobię”. Zamiast nie myśleć o innych zadaniach, a po prostu skończyć jedno i wziąć się za kolejne. Do zarządzania zadaniami bardzo często wykorzystuję też aplikację Google Keep, o której w jednym z kolejnych wpisów 🙂

Negatywne aspekty używania kalendarza (?)

Jednocześnie chciałbym wspomnieć o głosie sprzeciwu względem kalendarza. Tj. Nassim Taleb w książce Antykruchość uważa, że są one szkodliwe tworząc z człowieka maszynę która ma punkty do wykonania. Rozumiem jego podejście, natomiast moim zdaniem trochę tak jest – tj. w pracy trzeba po prostu zrobić swoje po pracy można robić cokolwiek :). Jednocześnie moim zdaniem warto wykorzystywać kalendarz aby po prostu nie zapominać o urodzinach, czy umówionych spotkaniach, wizytach etc.

Wszystkie książki o których wspomniałem w tym wpisie serdecznie polecam 🙂